Le PNUD recrute un Assistant Administratif (ive)et Financier (e) /OHCHR. TDRs Assistant Administratif (ive)et Financier (e) /OHCHR. Superviseur : Chef de Bureau de
l’OHCHR. Niveau du poste : G-5. Type de contrat : Fixe Term Appointment (FTA)
Durée : 1 an renouvelable. Lieu : Nouakchott
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Contexte organisationnel:
Sous la direction et la supervision du Chef de Bureau, OHCHR Nouakchott, Mauritanie, l’Assistant(e) Administratif (ive) et Financier (ière) fournira une assistance directe au Chef de Bureau de l’OHCHR. Il s’agira, d’une large gamme de services, orientés sur des secteurs spécifiques impliquant à la fois des conseils et des orientations. Il/Elle fournira également des services de secrétariat de qualité à d’autres responsables des Nations Unies, aux Experts et autres membres du personnel de l’ONU en mission dans le pays au compte desquels il/elle doit démontrer une grande discrétion, l’intégrité et le sens des responsabilités. Il/Elle doit aussi faire preuve d’une approche orientée vers le client, de la courtoisie, d tact et de la capacité à travailler avec des personnes de différentes nationalités et de cultures.
en collaboration avec les Services des Opérations, le Programme et le personnel de différents projets et Agences du Système des Nations Unies.
Résumé des fonctions principales :
Tâches Administratives et Financières
1. Fournir un appui Administratif au Chef de Bureau
Aider dans la préparation des correspondances/rapports/soumissions/accords etc du Bureau
Mettre en œuvre le paquet informatique :
Entrée de Données
Traitement de texte
Tableaux
2. Offrir des Services Financiers
Suivre des dépenses et des soldes du budget
Examiner l’ensemble des factures reçues du Budget du PNUD et de la Section des Finances pour des raisons de suivi et demander des redressements, le cas échéant
Préparer le relevé de comptes du projet avec une liste détaillée des dépenses encourues dans le cadre du projet pour chaque ligne budgétaire
Elaborer les prévisions budgétaires et suivre l’émission des autorisations financières
3. Appuyer le Bureau dans la Gestion des Ressources Humaines (les formalités de recrutement (publication des termes de références, lettres de convocation,….) relatives au recrutement
des titulaires de contrats FTA, TA, SC
4. Appuyer dans la Gestion du Bureau
5. Assister dans l’Organisation des Voyages du Personnel
6. Aider dans l’Organisation des réunions, ateliers, séminaires et conférences
7. Aider à l’élaboration de l’Agenda du Chef de Bureau
8. Appuyer et soutenir le Bureau pendant l’absence du Chef de Bureau
9. Organiser et classer les fichiers des correspondances
10. Recevoir et répondre au téléphone
11. Répondre aux questions des visiteurs et fournir de l’aide
Orienter vers le service approprié
Fournir les informations disponibles
12. Aider dans les achats de fourniture de bureau et autres matériels conformément aux procédures en vigueur
13. Offrir des services aux visiteurs officiels
Travail d’équipe
14. Etre partie prenante et contribuer à la réalisation des objectifs de l’OHCHR de manière collaborative ;
15. Utiliser les compétences détaillées dans la description du poste pour produire les résultats requis ;
16. Echanger avec les clients internes, les prestataires de services etc… pour établir les faits ;
17. Etre un apprenant actif en profitant de cette opportunité pour développer ses propres compétences
III Compétences
Compétences Générales
Fait preuve d’engagement à la mission, à la vision et aux valeurs du PNUD
Présente une sensibilité et une adaptabilité à la culture, au genre, à la religion, à la race, à la nationalité et à l’âge.
Compétences Fonctionnelles
Gestion des Connaissances et Apprentissage :
Partage de connaissance et d’expériences
Œuvre activement à approfondir ses connaissances et à se développer dans un ou plusieurs domaines d’activités, suivre son plan d’apprentissage et appliquer les nouvelles compétences acquises.
Développement et efficacité opérationnelle
La capacité d’exécuter une variété d’activité standard liée à la gestion de ressources financières y compris la sélection et le rassemblement de la documentation, le traitement de données financier, le classement la disposition (fourniture) d’information.
Connaissances avérées des règles et procédures financières et de la comptabilité
Compétences solides de l’informatique
La capacité d’apporter des produits aux études sur les processus d’opérations, la mise en œuvre de nouveaux systèmes.
Leadership et autogestion :
Porte l’attention sur le résultat pour le client et répond positivement au feedback
Jouit d’une approche de travail cohérente, faite d’énergie et d’une attitude positive et constructive
Garde son calme, et sa bonne humeur malgré la pression.
Qualifications :
Education : Etre titulaire d’un diplôme de premier cycle universitaire en Gestion, Administration ou autres Sciences Sociales.
Expérience : Au moins 5 ans d’expériences professionnelles avec les organisations internationales ou ONG de développement ou au sein d’une administration publique. Avoir une bonne connaissance des procédures du Système des Nations Unies.
Une expérience pratique de l’outil informatique (Excel, Word). La connaissance de l’outil de gestion ATLAS serait considérée comme un atout.
Langues : Maîtrise du français et une bonne connaissance de l’Anglais écrit et parlé.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
Prière noter que les candidatures doivent être soumises uniquement en ligne à l'adresse ci-dessous :
https://jobs.undp.org/cj_view_job.cfm?job_id=69521
Date de clôture: 25 Novembre 2016.
